Architecture bien ordonnée commence par soi-même

J'ai toujours eu un problème fondamental avec les personnes qui sont tout le temps débordées. Au-delà du fait que ce simple énoncé doit quelque part flatter leur amour-propre, le claironner à tout bout de champ révèle une difficulté soit à s'organiser soit à savoir dire non. Deux réponses qui relèvent à mon sens l'une et l'autre de la faute professionnelle.
L'organisation personnelle est une problématique qui touche tout le monde, mais il est exacerbé pour un architecte qui par nature va devoir intervenir sur de multiples projets et échanger avec quantité d'acteurs différents tout au long de sa journée.
Avant de parler de gouvernance, de politique d'architecture, commencez donc par vous assurer que vous êtes vous-mêmes correctement auto-gouvernés.

Si vos journées se passent essentiellement en réunions, c'est un problème.
Si à tout moment vous n'êtes pas en mesure de sortir la liste des actions en cours sur tous les projets, c'est un problème.
Si votre boite mail contient 150 mails en attente de traitement, c'est un problème.

Pour illustrer et sans vouloir l'ériger en exemple indépassable, voici les règles que j'essaye de m'appliquer sur ma journée de travail une fois qu'on a pris ses marques dans un nouveau projet/nouvelle entreprise :

8h00-9h00 : créneau bloqué dans l'agenda
- Ronde du matin : c'est un procédure que j'ai apprise à mes début de développeur, le premier arrivé le matin vérifiait que les applications tournaient bien, que les traitements de nuits n'avaient pas remonté d'erreurs, que les sauvegardes s'étaient correctement déroulées (oui c'était il y a 20 ans et on faisait du DevOps sans le savoir). Pour un architecte, vous n'aurez peut-être pas d'applications "à vous" dont vous êtes responsables encore que : il peut s'agit de votre site mettant à disposition la documentation ou les schémas d'architecture ou bien de demandes à qualifier pour que vos prestataires puissent travailler ce jour etc..
- Veille technique
- Capitalisation des éléments reçus la veille
- Lecture de la todo list
Une fois par semaine, 1 h est réservée à la revue de toutes les actions en cours (weekly review dans la méthode GTD)
15h00-17h00 : créneau bloqué dans l'agenda, réservé au travail en autonome. Astuce cela permet d'échapper aux réunions digestives 14h-17h dont il ne sort jamais rien.
Jamais plus de 3 réunions dans la même journée.
Jamais de réunion où 6 personnes relisent (Règle valable aussi quand 2 personnes relisent et 4 somnolent) un Document d'Architecture : en règle générale, on peut considérer que la lecture à voix basse est maîtrisée par l'architecte puisqu'il a eu le BAC, au pire il peut s'aider d'un doigt pour bien suivre les mots, il n'a donc pas besoin qu'un tiers déclame texte, commentaire du texte et réponse au-dit commentaire.
Limitez les réunions pour le jour même qu'on a de toute façon pas le temps de préparer -

J'applique la méthode GTD (Getting Things Done ) gtd, enfin j'en applique ma version qui préexistait partiellement avant que je découvre qu'un autre l'avait déjà commercialisée. Ma liste des choses à faire est gérée dans une application (todoist à l'heure actuelle) accessible aussi bien depuis mon smartphone perso que mon pro et même depuis le PC professionnel qui pourtant n'a jamais accès à rien.

Cette application (ou une autre, ou un bon vieux carnet papier faites comme vous l'entendez) me permet

de fournir rapidement une vue d'ensemble de mes sujets en cours (par exemple pour votre hiérarchie)
de dégoter quelques actions faciles à faire lorsque j'ai un coup de mou dans la journée, ou un 1/4 d'heures de libre avant un repas/une réunion

Bien sûr avec ce genre d'applications, méfiance par rapport au stockage nuageux, ne mettez pas trop de détails sur vos sujets/applications.

gtd : https://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done de David Allen.

BIMI

BIMI signifie Brand Indicators for Message Identification (à prononcer comme By-me). Il s'agit d'une fonctionnalité nécessitant

la mise en place du DMARC,
une image qui est le logo de l'émetteur au format SVG et au ratio 1:1 (un carré donc).

Là encore, l'enregistrement DNS du domaine émetteur doit être modifié pour préciser l'activation de la fonctionnalité et l'url de cette image.

Si le service de mail du destinataire le supporte, et que le mail passe les contrôles de sécurité (DMARC et donc DKIM et SPF), l'image est alors affichée dans le client mail du destinataire.

Attention en soit le standard BIMI n'est pas un mécanisme de sécurité mais un moyen visuel d'informer l'utilisateur que le mail est passé par les tests décrits dans les § précédents.

Un mécanisme optionnel appelé Verified Mark Certificate (VMC, un certificat obtenu auprès d'une autorité qui va vérifier que le logo est bien votre propriété intellectuelle) introduit une sécurité supplémentaire. Notez que ce VMC est un prérequis pour que des services comme gmail acceptent d'afficher le logo de l'émetteur (voir par exemple cette page).